Informe anual
2019

Gobierno Corporativo

Sistema de cumplimiento normativo

Código de Conducta

El Código de Conducta contiene los principios éticos de actuación y las pautas de conducta que deben seguir los administradores, directores y empleados del Grupo Viscofan, así como cualquier persona que trabaje para el Grupo Viscofan en el desarrollo de su actividad profesional. 

Los principios éticos generales que se recogen en dicho Código se resumen en Respeto y Defensa de los Derechos Humanos; Sostenibilidad; Integridad, Responsabilidad y Transparencia; Respeto y No Discriminación; Eficiencia; y Lealtad.

El Consejo de Administración tiene entre sus funciones velar por la correcta aplicación de este Código de conducta y para ello cuenta con la colaboración del Comité de Ética y Cumplimiento Normativo que hace la labor de supervisión y seguimiento de su cumplimiento.

Normativa interna en el ámbito de la política de buen gobierno

La normativa interna que regula el funcionamiento de los órganos descritos y que complementa la normativa aplicable con el fin de garantizar un adecuado sistema de gobierno corporativo en el Grupo Viscofan se encuentra disponible, en la página web de la Sociedad (www.viscofan.com), además de las publicaciones e inscripción preceptivas en la página web de la CNMV (www.cnmv.es) y en el Registro Mercantil de Navarra www.rmbmnavarra.com, respectivamente.

Dicha normativa interna está compuesta principalmente por:

  • Estatutos sociales: Normas básicas por las que se rigen la sociedad y todos sus órganos. En ellos se encuentran recogidos las principales características y principios de actuación de la Junta General de accionistas, el Consejo de Administración, y sus comisiones.
  • Reglamento de la Junta General de Accionistas: Principios básicos por los que se debe regir la Junta General de Accionistas en aras de fomentar la transparencia, garantizar los derechos de los accionistas y su acceso a la información de la Sociedad. Regula el funcionamiento de la Junta General de Accionistas en cuanto a su convocatoria, asistencia, celebración, acta y acceso a la información previa y de la propia Junta General por parte de los accionistas.
  • Reglamento del Consejo de Administración: Determina los principios de actuación del Consejo de Administración, incluyendo un mecanismo de evaluación, las reglas de organización y funcionamiento del mismo, las normas de conducta de sus miembros, los deberes de los consejeros (incluyendo entre otros el deber de evitar conflicto de interés) y los principios generales que han de regir su actuación. Regula también las comisiones existentes en el seno del Consejo de Administración, sus reglas de organización y funcionamiento, su misión y competencias.
  • Reglamento de la Comisión de Auditoría y Reglamento de la Comisión de Nombramientos y Retribuciones: Establecen el ámbito y funciones de la Comisión, su composición y funcionamiento, relaciones de la Comisión con órganos de gobierno y otras entidades, así como la posibilidad de solicitar asesoramiento.
  • Reglamento Interno de Conducta en Materias Relacionadas con el Mercado de Valores: Pautas de comportamiento requeridas para asegurar que las actuaciones institucionales y personales de los Consejeros y el personal del Grupo Viscofan se llevan a cabo en estricto cumplimiento de la legalidad vigente para fomentar la transparencia en los mercados y para preservar, en todo momento, el interés de los inversores.

Asimismo, dentro del sistema de cumplimiento normativo el Grupo Viscofan tiene aprobadas políticas de actuación en los siguientes ámbitos:

Buen Gobierno

Política Anticorrupción: Esta política pretende minimizar el riesgo de que se materialicen actos de corrupción de cualquier naturaleza por parte de empleados y terceros, y reforzar la posición del Grupo ante cualquier incumplimiento con el fin de evitar actuaciones que conlleven soborno, extorsión y otras formas de corrupción.

Política de Control y Gestión de Riesgos: El objeto de la política es establecer los principios básicos y el marco general de actuación para el control y la gestión de los riesgos de toda naturaleza a los que se enfrenta el Grupo Viscofan con el fin de identificar, medir, prevenir y mitigar su posible afectación a su actividad en caso de ocurrencia.

Política de Responsabilidad Social Corporativa (Sostenibilidad): Plasma el compromiso de desarrollar las actividades del Grupo Viscofan de forma responsable, maximizando la creación de valor sostenible y compartido para sus grupos de interés (accionistas, empleados, el mercado y el conjunto de la sociedad) e identificando, previniendo y corrigiendo los posibles impactos negativos de su actividad. 

Política de Derechos Humanos: Con esta política el Grupo asume el compromiso de apoyo y respecto de la protección de derechos humanos fundamentales, y en concreto de derechos laborales, medioambiente y corrupción.

Política de comunicación con accionistas, inversores institucionales y sus representantes o asesores: Orientada a garantizar el flujo continuo de comunicación y dar certeza a los accionistas sobre la transparencia de la información y el acceso a la misma y prestar especial atención a sus puntos de vista en cuanto a las reglas y prácticas de gobierno corporativo, entre otros.

Política de Remuneración de Consejeros: Incluye las características del sistema retributivo de los consejeros que desarrollan funciones ejecutivas, incluyendo los objetivos y métricas de la retribución variable, ajustes expost (cláusulas “clawback”), la tabla con todos los componentes retributivos y el resumen de las principales condiciones contractuales de los consejeros ejecutivos, así como las características del sistema retributivo de los consejeros en su condición de tal. Determina también el importe máximo de la remuneración anual a satisfacer al conjunto de los consejeros. 

Política de selección de consejeros: Tiene el objetivo de dotar al Consejo de Administración de candidatos que puedan proporcionar las competencias, conocimientos y experiencia necesarios en el Consejo en cada momento teniendo en cuenta las vacantes a cubrir y la estructura y composición del mismo.

Política de fomento de la participación en la Junta General de Accionistas: prima de asistenciaEstablece que todos los accionistas podrán ejercer sus derechos de asistencia y participación de acuerdo a criterios objetivos de forma no discriminatoria.

Comercial

Manual de Prácticas Comerciales: Se señalan las pautas y criterios que deben tenerse en cuenta en el desarrollo de la actividad comercial en el Grupo Viscofan. Con ello se pretende garantizar la seguridad en dicha actividad y minimizar sus riesgos guiando y estableciendo las pautas de comportamiento admitidas en la organización.

Política de Atenciones Comerciales: El objetivo de la política de atenciones comerciales del Grupo Viscofan es establecer un criterio objetivo que establezca la diferencia entre lo que puede ser una atención comercial y a un posible otorgamiento de ventajas con otro propósito.

Política de contratación de servicios comerciales externos: distribuidores, agentes y otros: La política de contratación de servicios comerciales externos se desarrolla para incorporar nuevas garantías de control en la gestión del negocio. 

Recursos financieros y fiscal

Política de Control Interno de la Información Financiera: Orientada a que los sistemas de control interno del Grupo Viscofan sean capaces de proporcionar una seguridad razonable sobre la información financiera elaborada, mostrando una imagen fiel, veraz, exacta, completa y homogénea de la situación económica, que cumpla con las obligaciones legales aplicables tanto a Viscofan S.A. como a cada una de las compañías que integran el Grupo.

Estrategia Fiscal: Formaliza los principios y líneas básicas por las que se regirá la estrategia fiscal del Grupo Viscofan, conforme a la normativa aplicable y las mejores prácticas tributarias, evitando riesgos e ineficiencias y garantizando la adecuada coordinación de la práctica fiscal en cada jurisdicción así como su alineamiento con la estrategia de negocio del Grupo a largo plazo y el logro de beneficios sociales.

Información y sistemas

Política de Protección de Datos Personales: Tiene como objetivo garantizar la protección de los datos personales estableciendo principios y directrices comunes para todo el Grupo Viscofan dentro del cumplimiento y adecuación a la normativa aplicable.  

Política de Seguridad Informática: La política fija los principios básicos de seguridad, la estructura organizativa, y señala las acciones necesarias para garantizar el entorno de almacenamiento, gestión y utilización de la información en soporte digital, la seguridad de los sistemas y redes del Grupo Viscofan.

Política de Autorización de Accesos y Perfiles Informáticos: Establece medidas que garanticen la utilización correcta de los recursos informáticos. 

Política de Contraseñas: Señala los principios básicos para garantizar la seguridad de los sistemas y redes informáticas del Grupo Viscofan, la regulación y limitación de los accesos a los mismos.

Política de Gestión de Sistemas y Redes Informáticas: Orientada a una gestión que garantice su disponibilidad, y combinar tanto la agilidad y operatividad de los sistemas y redes, como su seguridad.

Política de Control de la Información Audiovisual: Normalización del uso de medios audiovisuales en el entorno de Viscofan.

Personas

Política de Selección de Personal y Contratación: Orientada a garantizar la objetividad y cualificación para el puesto en todas las nuevas incorporaciones así como la selección de las personas más adecuadas en cada caso.

Política de Acogida de Nuevas Incorporaciones: El objetivo es garantizar una acogida apropiada, con visión de conjunto y eficaz, a todo nuevo personal del Grupo Viscofan, para asegurar su conocimiento del puesto, de las funciones a realizar y de las normas y procedimientos internos que debe cumplir, así como para agilizar la adaptación del nuevo empleado al Grupo. 

Política de Formación: El objetivo es garantizar que los empleados tengan todos los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo un óptimo desarrollo de la actividad laboral que les ha sido encomendada, mejorando o actualizando su desempeño.

Procedimiento de Baja de Personal: Establece un proceso ágil y seguro que garantice la seguridad y continuidad del negocio ante la baja de cualquier persona con las mismas garantías y el mismo grado de confidencialidad y evitando la pérdida de otros recursos.

Política de Gastos Empresariales: Regula los gastos realizados en el periodo en el que el personal está desplazado de su centro de origen.

Código de conducta para viajes y estancias en el extranjero: Contiene los principios de actuación y las pautas de conducta que deben seguir los administradores, directores y empleados del Grupo Viscofan en sus salidas, desplazamientos o estancias, tanto temporales como permanentes, en países distintos de sus países de origen, como consecuencia de su relación profesional con el Grupo Viscofan.

Producción

Política EHS (medioambiente, seguridad y salud): Esta política es el compromiso para llevar a cabo las mejores prácticas de la industria en esta materia medioambiental, de seguridad y salud.

Principios básicos en materia de Seguridad, Salud e Higiene: El principal objetivo de estos principios es la prevención mediante la realización e implantación de acciones eficaces previas a la materialización de los riesgos, que consigan evitar los mismos, o eliminar o disminuir su impacto en caso de ocurrencia.

Política de Normativa Alimentaria: Tiene como objetivo garantizar el cumplimiento y adecuación a la normativa alimentaria de las actividades y productos del Grupo Viscofan a las que les sea aplicable, identificando los cauces y vías necesarios para su control, análisis y seguimiento.

Instrucciones de procedimiento de control ante la retirada de producto: El objetivo de este procedimiento es establecer las pautas de actuación que aseguren la identificación y retirada rápida de productos que pudieran ocasionar un riesgo de seguridad alimentaria, en caso de crisis, de tal manera que se proteja a los consumidores, la imagen de la marca en el mercado y los intereses del Grupo Viscofan y sus clientes.

Política de Gestión de Compras de Bienes y Contratación de Servicios: Esta política pretende aumentar la seguridad y el control en la gestión de compra de bienes y contratación de servicios, minimizar sus riesgos guiando y estableciendo las pautas de comportamiento admitidas en el Grupo.

Política de Gestión de Transportes: El objetivo de esta Política es establecer los criterios y principios que favorezcan la coordinación de la gestión y contratación de transporte en todo el Grupo, impulsando procedimientos y prácticas que garanticen la máxima neutralidad en las elecciones e interacciones con los proveedores.

Supervisión y sistema normativo

Para velar y supervisar la adecuada implantación y seguimiento de la normativa, así como la gestión y el mantenimiento del canal de denuncias interno, el Grupo Viscofan cuenta con el Comité de Ética y Cumplimiento Normativo.

Es el responsable de la implementación y seguimiento del sistema de cumplimiento (compliance) del Grupo, definido por el Consejo de Administración, y de reportar periódicamente sobre ello a la Comisión de Auditoría, así como de proponer su revisión y/o actualización.

Particularmente, en relación con el canal de denuncia, es el órgano responsable de iniciar, de oficio o a petición de un tercero, la investigación sobre hechos o prácticas que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y de la normativa vigente en el Grupo Viscofan de la que se pueda originar una situación de riesgo para el mismo. 

A lo largo del ejercicio 2019 el Comité de Ética y Cumplimiento Normativo se ha reunido en 7 ocasiones y ha completado investigación sobre 3 hechos denunciados.

En 2019 se realizaron formaciones específicas sobre el sistema normativo, y 1.236 empleados han recibido formación básica de Ética y Cumplimiento.

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